Informations pour les campeurs

concernant les mesures mises en place liées au COVID-19

En date du 27 mai 2020 - 20h21

Décision d'avoir un camp estival

Critère 1 : Que le gouvernement nous permettre d’opérer.

Critère 2: Que les mesures mises en place au camp assure de limiter les risques de contagion.

Critère 3: Prévoir un minimum de 4 semaines de préparation entre la décision d’accueillir des campeurs et l’arrivée des campeurs (idéalement 6 semaines). Il n’est pas considéré d’annoncer 24h d’avance aux campeurs le déroulement de leur séjour ou non.

Progression pour préparer l'été spécial COVID / 27 mai 2020

80%

Politique d'annulation - temporaire

Pour des circonstances exceptionnelles, des mesures exceptionnelles.

Le Conseil d’administration a tenue une réunion le 28 avril afin d’adopter une politique d’annulation temporaire face à cette situation unique. Cette politique est valide jusqu’au 31 décembre 2020 uniquement. La politique régulière d’annulation sera de nouveau en vigueur par la suite.

Résolution temporaire CA20200428-04 : 

Il est proposé par Cyane St-Amour et appuyé par Samantha Garnier d’adopter la politique d’annulation temporaire, tel que proposée.
Adopté à l’unanimité  

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Cette politique remplace la politique d’annulation régulière, SEULEMENT, si celle-ci est plus avantageuse.

 

1. Tout dépôt peut être transféré à un séjour futur (non déterminé) avant le 31 décembre 2021. + Ce dépôt est remboursable à 100%, du 15 janvier au 1 avril 2021. + Le 1er avril 2021, le dépôt est automatique remboursé sans nouvelle du campeur.

 

2. Du 1 mai au 1 juin 2020, tous les campeurs ayant une réservation active avec un dépôt (sans restriction de date, 2020-2021-2022) peuvent demander un remboursement à 100% sans justification sauf pour un montant de gestion fixe de 25$. Ce montant de 25$ sera remboursé si le campeur accepte un remboursement par virement électronique et a fourni les informations requises avant le 1 juin.

 

3. Après le 1 juin, des frais de 50$ par contrat seront conservés, le restant du dépôt est remboursé.

 

4. AUCUN REMBOURSEMENT 48h avant l’arrivée, sauf sur raison médicale, sanitaire ou lié à l’emploi.

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Je n'ai pas l'intention de venir cet été, que dois-je faire?

Option 1 : Acheminer un PDF ou une photo d’un compte bancaire vous appartenant pour obtenir le remboursement.
Remboursement par virement bancaire (délais 3 à 10 jours à prévoir):
100% de votre dépôt

Option 2 : Attendre de recevoir votre chèque par la poste vers la fin juin.

Remboursement par chèque (délais de 45 jours à prévoir) :
100% de votre dépôt – 25$

Je veux venir, mais l'avenir est incertain, que dois-je faire?

Si votre désir est de venir, vous devez compléter votre dépôt de 35%.

Si le camp ne fonctionne pas, vous serez remboursé immédiatement à 100%.

Si vous avez un empêchement (symptômes de la COVID, retour au travail, blessure, maladie autre, etc.) vous serez remboursé à 100% – 50$ peu importe le moment d’annulation.

Si vous changez d’idée, sans motif (+ de 48h du début du séjour) ,votre dépôt sera remboursé à 100% sauf 50$.

Si vous changez d’idée, sans motif à moins de 48h de votre séjour,
le dépôt n’est pas remboursé.

Je suis incertain à 50% de venir au camp, que dois-je faire?

Vous êtes le cas le plus complexe mais également représentatif de la majorité des campeurs. C’est normal.

Afin de réduire votre risque financier au minimum, on vous propose:

1. Contactez-nous pour fournir un spécimen de chèque de votre compte bancaire par photo ou PDF.

2. Mettez à jour vos coordonnées, contrats, fiche santé et mise à jour de la Fiche-campeur.

3. Si vous désirez venir au camp 7 jours avant les dates désirées, contactez-nous afin de savoir s’il reste de la place et réactiver votre réservation déjà complétée (Prévoir 5 minutes + versement du dépôt par virement Interac pour 35% de la facture).

À noter : Aucune réservation ne sera traitée dans les 4 jours avant le début d’un séjour. Tous les séjours débutent le dimanche pour l’été 2020 et durent 6 nuitées.

Je veux venir, que dois-je faire?

Si votre désir est de venir, si le camp est ouvert, compléter votre dépôt de 35% avant le 2 juin.

Si le camp ne fonctionne pas, vous serez remboursé immédiatement à 100%.

N’oubliez pas de compléter la mise à jour de votre Fiche campeur.

Les mesures gouvernementales et le camp

Source unique des mesures gouvernementales : www.quebec.ca/coronavirus

En date du 27 mai 2020 / 20h23

Une réouverture progressive est amorcée.

Les activitiés autonomes de badminton extérieur, kayak, canot et randonnée pédestres sont autorisés depuis le 23 mai (Ouverture prévu du Camp familial St-Urbain pour les visiteurs à la journée le 6 juin).

Les campings pourront ouvrir à partir du 1 juin.

Les camps de vacances (colonie pour enfants?) ont été annoncé fermées pour toute l’année 2020. Nous sommes en démarche pour valider que cela ne concerne pas les camps familiaux qui se rapprochent davantage des campings que des colonies pour enfants.

Le camp se trouve en dehors de la région métropolitaine (MRC de Matawinie).

Le camp est donc physiquement fermé et il est strictement défendu de s’y présenter en ce moment.

Les employés du bureau d’accueil seront en télétravail tout le mois de mai et aussi longtemps que possible en juin, juillet et août.

Vous pouvez nous rejoindre par courriel, téléphone ou via Facebook. Vous pouvez prévoir un délais de réponse de 3 jours en moyenne. Les employés (et le camp) sont dans une région dont l’internet haute vitesse ne se rend pas encore et la conciliation vie personnelle / travail n’est pas évidente dans le contexte actuel.

Les travaux essentiels (identifié par le gouvernement par les  “Service de maintenance et d’entretien des édifices”) requis se déroulent et donc  le camp n’est pas à l’abandon. Toutes les mesures d’hygiène avancées sont en place afin de protéger nos travailleurs essentiels. Plusieurs améliorations devraient même être présentes lors de l’été 2020. Des systèmes d’alarme reliés à une centrale de surveillance ont également été installés durant l’hiver 2020.

Nous continuons les processus de recrutement est quasiment complété. La formation pour le personnel d’animation, d’entretien et de cuisine a débuté et complété à plus de 50%.

Mesures mises en place pour limiter les risques liés au COVID-19

Activités

Programmation adaptée

La programmation générale a été révisée afin d’éliminer et réduire les moments de grands rassemblements ainsi que les activités à risque élevé de transmission. Par exemple, le camping en soirée (espace restreint sous une tente) a été modifié pour une journée de plein air (sans coucher) avec un repas extérieur lors du dîner.

Cafétéria

Station de lavage des mains familiale

Deux stations de lavage ont été installée à l’extérieur pour permettre de se laver les mains en famille de façon efficace et rapide(Une à l’entrée et une à la sortie). Une pédale au sol active 4 jets d’eau situés à 33 pouces chacun l’un de l’autre. Cela permet que le jet #1 et #4 soient à 2 mètres de distance (et permettre 2 inconnus de se laver les mains à distance).

Un bac surplace sera disponible pour déposer les masques fournis par le camp pour le nettoyage.

L’eau est chauffée afin d’être au minimum à 25 degré Celsius conformément aux directives sanitaires.

Une table par famille ( 1 à 8 personnes)

La disposition de la cafétéria est réorganisée et un sens de circulation est établi.

Disposition habituelle (tous les campeurs ensemble)

Plan_cafétéria_Régulier

Le plan retenu actuellement (2 périodes de repas)

Plan cafétéria covid réduit

Barrières physiques

  • Installation de plexiglas entre les campeurs et le personnel
  • Disponibilité de masque pour le personnel (milieu humide en cuisine, etc.)
  • Écrans supplémentaires pour protéger les aliments (buffet, pain, soupe, etc.)

Couverts en accès restreint (verre, ustensils, bols, etc.)

  • Verres à jus repositionnés pour toucher à un seul verre à la fois
  • Maintien des tasses à café en libre service  (contact croisé très très faible)
  • Retrait des pichets d’eau sur les tables (disponible sur demande)
  • Retrait des bols en libre service (remis déjà rempli)
  • Retrait des ustensiles en libre service (remis avec le repas chaud)
  • Maintien des serviettes en papier en libre service (distributrice sans contact)
  • Maintien des plateaux en libre service (contact croisé très très faible)
  • Un linge pour laver sa table pour chaque table (retrait de la chaudière commune pour rincer son linge)

Buffet froid

Nous sommes très conscient que les buffets sont des éléments de risque de contamination élevés. C’est également un des éléments les plus appréciés de notre offre de service de repas bonifié depuis 2016.

Nous allons offrir une diversité semblable mais avec des contacts limités au maximum.

 

On a prévu des bols individuels pré-remplis protéger par des plexiglas supplémentaire (ouverture pour passer un bras uniquement).

Capacité de la salle à manger

Nous avons toujours été conscient que notre capacité d’accueil de 180 campeurs dans la salle à manger n’est pas idéale (bruit, circulation, etc.).

Un avantage, les tables attitrées d’avance limite la contamination.

Les campeurs seront divisés en 2 groupes afin d’offrir des heures de repas réparties. Dans la mesure du possible, nous allons respecter les informations fournies par les campeurs.

Voici les prévisions:

Déjeuner : 7h45 / 8h30
Dîner : 11h45 / 12h30
Souper : 17h15 / 18h00

Personnel de cuisine

Des mesures particulièrement strictes seront mises en place afin de réduire à quasi-nul le risque de contamination via le personnel de cuisine.

À noter : Les scientifiques ne connaissent pas de contamination à la COVID-19 via la nourriture. Le risque est donc quasi-nul en consommant des repas préparés par autrui.

Nourriture en libre service

Les cabarets seront disposés en diagonal afin de saisir un seul cabaret à la fois.

Le repas chaud(incluant la soupe) et les ustensiles seront remis par le personnel de la cuisine.

Le distributeur à serviette de table (Napkin) est déjà sans contact.

Nous avons acheter de nouvelle cafetière sans contact ainsi que des thermos pour le lait de vache ainsi que le lait de soya. Les tasses permettent de saisir une tasse à la fois.

Un distributeur à verre sur mesure a été construit pour assurer la distribution des verres en toute sécurité et la machine à jus était déjà sans contact depuis quelques années.

Pour le buffet froid, vous êtes invités à cliquer sur la bulle dédiée précédemment.

Soutien

Capacité d'accueil

La capacité d’accueil ne sera pas établie sur le nombre de lits disponibles (225) mais selon la capacité des toilettes disponibles afin de limiter la contamination possible.

Adaptation des mesures lors de l'arrivée

Un seul membre par famille (ou une famille mono-parentale au complet) pourra entrer dans le bureau d’accueil à l’arrivée. Cette personne sera responsable de mettre les bracelets à sa famille en dehors du bureau d’accueil.

Le minimum de papier sera remis à l’accueil pour limiter les contacts.

Le paiement en argent comptant ne sera pas accepté, sauf exception annoncée d’avance par le campeur. (Virement bancaire est favorisé)

La porte du bureau d’accueil restera ouverte dans la mesure du possible pour réduire les contacts.

Il n’y aura pas de file d’attente. Des numéros seront attribués selon l’arrivée et vous pourrez circuler alentour de l’accueil ou au parc avec les enfants.

Barrières physiques

Les 2 bureaux d’accueil ont des plexiglas d’installés pour protéger nos employés et leur interlocuteur.

Adaptation des mesures lors du départ

Les clés seront déposées dans un panier identifié et désinfectées avant de les ranger.

Il n’y aura pas de formulaire d’évaluation du séjour papier. Un code QR sera affiché à l’extérieur de l’accueil pour compléter l’évaluation en ligne et l’accès Internet sera ouvert du vendredi 15h00 au samedi 12h00 à cette fin.

Ce que le campeur doit faire

Afin d’augmenter le succès des séjours estivaux, les campeurs doivent agir maintenant en complétant la mise à jour de leur profil de campeur et se préparer à certains tâches élémentaires :

  • Préparer attentivement ses valises pour éviter d’emprunter des accessoires à d’autres campeurs. Le dépanneur du camp sera fermé surplace.
  • Prévoir la literie (drap, couverture, etc.) pour éviter d’emprunter des accessoires à d’autres campeurs.
  • S’habituer dès maintenant à se laver fréquemment les mains, pour ne plus y penser et le faire automatiquement durant les vacances.
  • S’habituer dès maintenant éviter de se toucher le visage ou toucher les gens de sont entourage, pour ne plus y penser et le faire automatiquement durant les vacances.
  • Prévoir de la crème hydratante pour ses mains (non fourni par le camp, mais on fournit le désinfectant)
  • Prévoir des bouteilles d’eau réutilisable de 1 litre pour CHAQUE membre de sa famille.

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