Informations pour les campeurs

concernant les mesures mises en place liées au COVID-19

En date du 29 avril 7h01

Décision d'avoir un camp estival

Critère 1 : Que le gouvernement nous permettre d’opérer.

Critère 2: Que les mesures mises en place au camp assure de limiter les risques de contagion.

Critère 3: Prévoir un minimum de 4 semaines de préparation entre la décision d’accueillir des campeurs et l’arrivée des campeurs (idéalement 6 semaines). Il n’est pas considéré d’annoncer 24h d’avance aux campeurs le déroulement de leur séjour ou non.

Politique d'annulation - temporaire

Pour des circonstances exceptionnelles, des mesures exceptionnelles.

Le Conseil d’administration a tenue une réunion le 28 avril afin d’adopter une politique d’annulation temporaire face à cette situation unique. Cette politique est valide jusqu’au 31 décembre 2020 uniquement. La politique régulière d’annulation sera de nouveau en vigueur par la suite.

Résolution temporaire CA20200428-04 : 

Il est proposé par Cyane St-Amour et appuyé par Samantha Garnier d’adopter la politique d’annulation temporaire, tel que proposée.
Adopté à l’unanimité  

==============
Cette politique remplace la politique d’annulation régulière, SEULEMENT, si celle-ci est plus avantageuse.

 

1. Tout dépôt peut être transféré à un séjour futur (non déterminé) avant le 31 décembre 2021. + Ce dépôt est remboursable à 100%, du 15 janvier au 1 avril 2021. + Le 1er avril 2021, le dépôt est automatique remboursé sans nouvelle du campeur.

 

2. Du 1 mai au 1 juin 2020, tous les campeurs ayant une réservation active avec un dépôt (sans restriction de date, 2020-2021-2022) peuvent demander un remboursement à 100% sans justification sauf pour un montant de gestion fixe de 25$. Ce montant de 25$ sera remboursé si le campeur accepte un remboursement par virement électronique et a fourni les informations requises avant le 1 juin.

 

3. Après le 1 juin, des frais de 50$ par contrat seront conservés, le restant du dépôt est remboursé.

 

4. AUCUN REMBOURSEMENT 48h avant l’arrivée, sauf sur raison médicale, sanitaire ou lié à l’emploi.

==============

Je n'ai pas l'intention de venir cet été, que dois-je faire?

Afin de maximiser votre remboursement, vous devez contacter le camp avant le 2 juin et demander l’annulation de votre contrat.

À votre choix :
Remboursement par chèque (délais de 45 jours à prévoir) :
100% de votre dépôt – 25$

Remboursement par virement bancaire (délais 3 à 10 jours à prévoir):
100% de votre dépôt

Je veux venir, mais l'avenir est incertain, que dois-je faire?

Si votre désir est de venir, si le camp est ouvert, compléter votre dépôt de 35% avant le 2 juin.

Si le camp ne fonctionne pas, vous serez remboursé immédiatement à 100%.

Si vous avez un empêchement (symptômes de la COVID, retour au travail, blessure, maladie autre, etc.) vous serez remboursé à 100% – 50$ peu importe le moment d’annulation.

Si vous changez d’idée, sans motif (+ de 48h du début du séjour) ,

votre dépôt sera remboursé à 100% sauf 50$.

Si vous changez d’idée, sans motif à moins de 48h de votre séjour,
le dépôt n’est pas remboursé.

Je suis incertain à 50% de venir au camp, que dois-je faire?

Vous êtes le cas le plus complexe mais également représentatif de la majorité des campeurs. C’est normal.

Afin de réduire votre risque financier au minimum, on vous propose:

1. Contactez-nous avant le 2 juin afin de demander l’annulation et le remboursement de votre séjour (Possibilité de remboursement de 100% ou 100%-25$ de frais, selon la méthode de remboursement choisie.)

2. Mettez à jour vos coordonnées, contrats, fiche santé et mise à jour de la Fiche-campeur.

3. Si vous désirez venir au camp 7 jours avant les dates désirées, contactez-nous afin de savoir s’il reste de la place et réactiver votre réservation déjà complétée (Prévoir 5 minutes + versement du dépôt par virement Interac pour 35% de la facture).

À noter : Aucune réservation ne sera traitée dans les 4 jours avant le début d’un séjour. Tous les séjours débutent le dimanche pour l’été 2020 et durent 6 nuitées.

Je veux venir, que dois-je faire?

Si votre désir est de venir, si le camp est ouvert, compléter votre dépôt de 35% avant le 2 juin.

Si le camp ne fonctionne pas, vous serez remboursé immédiatement à 100%.

N’oubliez pas de compléter la mise à jour de votre Fiche campeur.

Foire aux questions (F.A.Q.) Express

(Cliquez pour obtenir la réponse)

Les mesures gouvernementales et le camp

Source unique des mesures gouvernementales : www.quebec.ca/coronavirus

En date du 29 avril 7h33

Le gouvernement a ordonné la fermeture de toutes les activités qui ne sont pas essentielles ou prioritaires. Une réouverture progressive a été annoncée, mais le tourisme ne fait pas parti de ce plan pour le moment.

Le camp se trouve en dehors de la région métropolitaine (MRC de Matawinie).

Le camp est donc physiquement fermé et il est strictement défendu de s’y présenter en ce moment.

Les employés du bureau d’accueil seront en télétravail tout le mois de mai.

Vous pouvez nous rejoindre par courriel, téléphone ou via Facebook. Vous pouvez prévoir un délais de réponse de 3 jours en moyenne. Les employés (et le camp) sont dans une région dont l’internet haute vitesse ne se rend pas encore et la conciliation vie personnelle / travail n’est pas évidente dans le contexte actuel.

Les travaux essentiels (identifié par le gouvernement par les  “Service de maintenance et d’entretien des édifices”) requis se déroulent et donc  le camp n’est pas à l’abandon. Toutes les mesures d’hygiène avancées sont en place afin de protéger nos travailleurs essentiels. Plusieurs améliorations devraient même être présentes lors de l’été 2020. Des systèmes d’alarme reliés à une centrale de surveillance ont également été installés durant l’hiver 2020.

Nous continuons les processus de recrutement pour obtenir notre équipe de plus de 30 collègues requis pour opérer le camp estival. Les entrevues téléphoniques se déroulent actuellement et un plan de formation à distance est en préparation pour bonifier la formation de 4 heures en ligne déjà créée en 2019.

Mesures mises en place pour limiter les risques liés au COVID-19

Activités

Programmation adaptée

La programmation générale a été révisée afin d’éliminer et réduire les moments de grands rassemblements ainsi que les activités à risque élevé de transmission. Par exemple, le camping en soirée (espace restreint sous une tente) a été modifié pour une journée de plein air (sans coucher) avec un repas extérieur lors du dîner.

Cafétéria

Barrières physiques

  • Installation de plexiglas entre les campeurs et le personnel
  • Disponibilité de masque pour le personnel (milieu humide en cuisine, etc.)
  • Écrans supplémentaires pour protéger les aliments (buffet, pain, soupe, etc.)

Couverts en accès restreint (verre, ustensils, bols, etc.)

  • Verres à jus repositionnés pour toucher à un seul verre à la fois
  • Maintien des tasses à café en libre service  (contact croisé très très faible)
  • Retrait des pichets d’eau sur les tables (disponible sur demande)
  • Retrait des bols en libre service (remis déjà rempli)
  • Retrait des ustensiles en libre service (remis avec le repas chaud)
  • Maintien des serviettes en papier en libre service (distributrice sans contact)
  • Maintien des plateaux en libre service (contact croisé très très faible)
  • Un linge pour laver sa table pour chaque table (retrait de la chaudière commune pour rincer son linge)

Buffet froid

Nous sommes très conscient que les buffets sont des éléments de risque de contamination élevés. C’est également un des éléments les plus appréciés de notre offre de service de repas bonifié depuis 2016.

Nous allons offrir une diversité semblable mais avec des contacts limités au maximum.

 

Nous sommes dans la planification de cette mesure, mais on prévoit des bols individuels pré-remplis protéger par des plexiglas supplémentaire (ouverture pour passer un bras uniquement).

 

Plus de détails à suivre!

Capacité de la salle à manger

Nous avons toujours été conscient que notre capacité d’accueil de 180 campeurs dans la salle à manger n’est pas idéale (bruit, circulation, etc.). Cela sera évidemment un défi dans le contexte.

Un avantage, les tables attitrées d’avance limite la contamination.

Plusieurs discussions par le passé suggéraient de faire des heures de services séparés (50% des campeurs à 7h45 et 50% des campeurs à 8h30, par exemple).

C’est une évidence qu’il y aura des heures de service divisées en 2020.

Ces horaires sont en travail en ce moment. Ils seront affichés ici lorsque établis.

Personnel de cuisine

Des mesures particulièrement strictes seront mises en place afin de réduire à quasi-nul le risque de contamination via le personnel de cuisine.

À noter : Les scientifiques ne connaissent pas de contamination à la COVID-19 via la nourriture. Le risque est donc quasi-nul en consommant des repas préparés par autrui.

Nourriture en libre service

Voir la référence au buffet froid.

En ce qui concerne les jus et l’eau, la machine en place est déjà sans contact.

Nous sommes en recherche de cafetière (et eau chaude), lait(et lait de soya) et pain offrant le service sans contact. Nous avons différentes options déjà trouvées en ce moment.

Les marinades (cornichons, ognions confits, betterave) n’ont pas d’alternative en ce moment. Une offre “sur demande” est possible.

Les condiments (mayonnaise, moutardes, ketchup, vinaigrettes, etc.) n’ont pas d’alternative en ce moment. Nous sommes en recherche active.

Une table par famille ( 1 à 8 personnes)

La disposition de la cafétéria est réorganisée.

Disposition habituelle (tous les campeurs ensemble)

Plan_cafétéria_Régulier

Un des plans considérés (2 périodes de repas)

Plan cafétéria covid réduit

Soutien

Capacité d'accueil

La capacité d’accueil ne sera pas établie sur le nombre de lits disponibles (225) mais selon la capacité des toilettes disponibles afin de limiter la contamination possible.

Adaptation des mesures lors de l'arrivée

Un seul membre par famille (ou une famille mono-parentale au complet) pourra entrer dans le bureau d’accueil à l’arrivée. Cette personne sera responsable de mettre les bracelets à sa famille en dehors du bureau d’accueil.

Le minimum de papier sera remis à l’accueil pour limiter les contacts.

Le paiement en argent comptant ne sera pas accepté, sauf exception annoncée d’avance par le campeur. (Virement bancaire est favorisé)

La porte du bureau d’accueil restera ouverte dans la mesure du possible pour réduire les contacts.

Il n’y aura pas de file d’attente. Des numéros seront attribués selon l’arrivée et vous pourrez circuler alentour de l’accueil ou au parc avec les enfants.

Barrières physiques

Les 2 bureaux d’accueil ont des plexiglas d’installés pour protéger nos employés et leur interlocuteur.

Adaptation des mesures lors du départ

Les clés seront déposées dans un panier identifié et désinfectées avant de les ranger.

Il n’y aura pas de formulaire d’évaluation du séjour papier. Un code QR sera affiché à l’extérieur de l’accueil pour compléter l’évaluation en ligne et l’accès Internet sera ouvert du vendredi 15h00 au samedi 12h00 à cette fin.

Ce que le campeur doit faire

Afin d’augmenter le succès des séjours estivaux, les campeurs doivent agir maintenant en complétant la mise à jour de leur profil de campeur et se préparer à certains tâches élémentaires :

  • Préparer attentivement ses valises pour éviter d’emprunter des accessoires à d’autres campeurs.
  • Prévoir la literie (drap, couverture, etc.) pour éviter d’emprunter des accessoires à d’autres campeurs.
  • S’habituer dès maintenant à se laver fréquemment les mains, pour ne plus y penser et le faire automatiquement durant les vacances.
  • S’habituer dès maintenant éviter de se toucher le visage ou toucher les gens de sont entourage, pour ne plus y penser et le faire automatiquement durant les vacances.
  • Prévoir de la crème hydratante pour ses mains (non fourni par le camp, on fournit le désinfectant)
  • Prévoir des bouteilles d’eau réutilisable de 1 litre pour CHAQUE membre de sa famille.

Site gouvernemental

Mise à jour du dossier campeur

Pour les nouveaux et anciens campeurs

Écrire au camp

Appeler le camp